TRANSMISJE ONLINE KONFERENCJI I EVENTÓW (HYBRYDY)
Streaming konferencji to już międzynarodowy standard – potwierdzi to każdy organizator eventów. Korzyści ze zdalnego przekazywania treści są obopólne – organizator nie musi zapewniać dla wszystkich zainteresowanych noclegów, wynajmować dużej sali konferencyjnej, zapewniać kosztownego cateringu. Dodatkowo dochodzi jeszcze prestiż wydarzenia, w którym może wziąć udział niemal nieograniczona liczba osób. Uczestnicy zaś, zamiast płacić kilkaset lub kilka tysięcy złotych za uczestnictwo w konferencji, mogą wybrać wariant zdalny – wielokrotnie tańszy, a równie merytoryczny.
Zdalne udostępnianie treści, choć rozwija się od dłuższego czasu, zostało docenione dzięki… pandemii koronawirusa. W czasie lockdownu ludzie przekonali się, że przy wykorzystaniu nowoczesnych technologii można być na drugim końcu świata, nawet nie wychodząc z domu. Udział w wydarzeniach branżowych i międzynarodowych konferencjach nigdy nie był tak prosty i… tani. Streaming wydarzeń to oszczędność nie tylko pieniędzy, ale przede wszystkim czasu. Uczestnicy nie muszą troszczyć się o koszty dojazdu, rezerwować czasu na dotarcie na miejsce wydarzenia, szukanie parkingu albo martwić się o pogodę. Nie ma potrzeby rezygnacji z udziału w imprezie z powodu choroby, konieczności pozostania z dzieckiem w domu albo awarii samochodu.
To także ogromna szansa dla organizatorów – wykorzystanie możliwości, jakie dają nowoczesne technologie, pozwoli znacznie obniżyć koszty organizacji i umożliwić zaproszenie osób, które nie chcą lub nie mogą poświęcić czasu na przyjazd. Wystarczy stabilne łącze internetowe, oprogramowanie oraz sprawdzona ekipa techniczna, a Twoje wydarzenie dotrze w każdy zakątek świata.
Jak pracujemy przy organizacji konferencji online?
Przy odpowiedniej organizacji konferencji online całość może być bardziej zintegrowana, niż się wydaje – uczestnicy zdalni, poza tym, że słuchają kolejnych wystąpień, mogą także zadawać pytania, czy brać udział w głosowaniu. Jeśli konferencje online są tłumaczone symultanicznie, uczestnik zdalny może wybrać język transmisji, który go interesuje. Taka forma wydarzenia pozwala skorzystać także ze zdalnego udostępniania materiałów podczas transmisji – prezentacji, filmów i materiałów dźwiękowych. Jest też możliwość stworzenia zapisu tekstowego wydarzenia, które pomoże w przygotowaniu relacji dla mediów.
To szczególnie polecana opcja przy konferencjach online międzynarodowych, przy których koszty transportu i zakwaterowania często stanowią główny koszt organizatora. Sprawdzi się idealnie przy organizacji targów, spotkań zarządu firmy, a nawet w czasie posiedzenia parlamentu lub samorządu, na którym głos mają zabrać zagraniczni politycy albo eksperci.
Nagłośnienie, oświetlenie, realizacja, wystrój
Coraz częściej firmy decydują się także na transmisje eventów, takich jak gala, koncert charytatywny czy wręczenie nagród. Nawet jeśli nie jest to transmisja do telewizji, to warto rozważyć opcję umieszczenia transmisji na żywo na Facebooku, na kanale Youtube’owym lub na dowolnej domenie z dostępem ograniczonym oraz precyzyjnymi statystykami uczestnictwa. Co więcej – dzięki przeprowadzeniu transmisji konferencji online, wydarzenie zostaje zarejestrowane, a uczestnicy mogą wrócić do niego w późniejszym czasie. Pozwala to na utrwalenie i odświeżenie wiadomości albo dokonanie retransmisji. To także możliwość dodatkowego zarobku – uczestnicy spotkania mogą wykupić płatny, np. roczny dostęp do zapisu konferencji online. Może to być ważna opcja szczególnie w czasie kilkudniowych wydarzeń branżowych. Śledzenie wszystkich paneli jest trudne, a uczestnicy z pewnością docenią możliwość powrotu do interesujących ich treści.